Termeni de Referință pentru contractarea Serviciilor de găzduire de evenimente pe teritoriul Republicii Moldova

TERMENI DE REFERINȚĂ

pentru contractarea Serviciilor de găzduire de evenimente pe teritoriul Republicii Moldova

AO Asociația pentru Abilitarea Copilului și Familiei AVE Copiii (în continuare AO AVE Copiii) este o organizație neguvernamentală, apolitică, non profit care are drept scop promovarea și respectarea drepturilor copilului în Republica Moldova. AO AVE Copiii oferă asistență socială, educațională și acces la servicii (sociale, educaționale, medicale, psihologice etc.) celor mai vulnerabili copii și tineri, în special separați de părinți, victime ale violenței de orice gen și în orice mediu, în contact cu sistemul de justiție. De asemenea, AO AVE Copiii contribuie la consolidarea capacităților profesioniștilor din domeniul protecției copilului, pentru a asigura intervenții de calitate și sustenabile.

În acest context, și în conformitate cu angajamentele asumate de AO AVE Copiii pentru perioada 2026–2027, organizația își propune să continue și să extindă activitățile de consolidare a capacităților profesioniștilor din domeniul protecției copilului prin organizarea de mese rotunde, seminare, ateliere și alte evenimente de instruire la nivel național. Pentru buna desfășurare a acestor activități, AO AVE Copiii intenționează să contracteze Servicii de găzduire a evenimentelor, care includ, după caz, arenda sălilor de instruire, servicii de cazare, servicii de alimentație și servicii de deservire, necesare pentru asigurarea unor condiții adecvate, eficiente și conforme standardelor de calitate pentru participanți.

I) Obiectivul acestor Termeni de Referință: Selectarea, conform loturilor de mai jos, a unui/unor furnizor(i) de Servicii de găzduire de evenimente, care includ, după caz, arenda sălilor de instruire, servicii de cazare, servicii de alimentație și servicii de deservire (în continuare – Servicii de găzduire evenimente) în perioada 01.03.2026 - 28.02.2027, pe tot teritoriul Republicii Moldova, inclusiv:

Lotul 1. Servicii de găzduire evenimente în orașul Chișinău;

Lotul 2. Servicii de găzduire evenimente în afara orașului Chișinău.

II) Cerințe: Furnizorii vor asigura prestarea Serviciilor de găzduire evenimente în strictă conformitate cu cerințele specificate mai jos, aplicabile pentru ambele Loturi, inclusiv:

Săli de instruire

(disponibilitate pentru max. 25 persoane/ max. 50 persoane/ max. 100 persoane)

• Capacitatea sălii corespunzătoare numărului de participanți - cu spațiu suficient pentru așezare confortabilă și pentru activități de grup;
• Dotare tehnică (inclusă în preț) incluziv ecran de proiecție, videoproiector funcțional, tablă flipchart cu hârtie și markere, conectare WiFi la internet cu viteză și calitate adecvate pentru utilizarea simultană de către participanți și capacitatea de a susține videoconferințe;
• Iluminare naturală și artificială adecvată suprafeții;
• Sistem de climatizare/ ventilare funcțional;
• Izolare fonică suficientă pentru desfășurarea instruirilor;
• Curățenie asigurată înainte și pe durata evenimentului;
• Acces facil la grupuri sanitare curate și funcționale;
• Posibilitatea de rearanjare a sălii (teatru, clasă, U-shape etc.);

Servicii de cazare

(disponibilitatea de camere de tip SGL/ DBL/ TRPL)

• Camere curate, bine întreținute, cu pat individual/ dublu conform tipului de cameră, baie proprie, apă caldă permanent, încălzire/ răcire funcțională, acces gratuit la internet;
• Mic dejun inclus în preț;
• Check-in și check-out flexibil, în funcție de programul instruirii;
• Politică clară de anulare/modificare a rezervărilor.

Servicii de alimentație

Pauză de cafea

• Include minimum: cafea, ceai; apă; gustări dulci și/sau sărate);
• Servire organizată, într-un spațiu separat sau dedicat;
• Produse proaspete și de calitate;
• Posibilitatea adaptării meniului (opțiuni vegetariene/ fără alergeni, la solicitare);

Prânz/ Cină

• Meniu complet, care să includă fel principal, garnitură, salată, desert, apă;
• Posibilitate de meniu alternativ (vegetarian/alte restricții alimentare);
• Servire eficientă, care să respecte programul instruirii;
• Spațiu de servire curat și adecvat.

Apă

• Apă potabilă disponibilă permanent în sala de instruire;
• Apă îmbuteliată sau dozatoare curate și funcționale.

Servicii de deservire

• Personal instruit și politicos, disponibil pe întreaga durată a evenimentului;
• Reacție promptă la solicitările organizatorilor;
• Respectarea normelor de igienă și etică profesională;
• Un punct de contact desemnat pentru coordonare operațională;
• Disponibilitatea locurilor de parcare;
• Locație sigură și ușor accesibilă, inclusiv - pentru Lotul 1 - apropierea de transportul public, iar pentru Lotul 2 - acces direct la principalele drumuri naționale sau regionale.

III) Interval de timp pentru furnizarea serviciilor: 01.03.2026 - 28.02.2027

IV) Termeni de plată: Plățile se vor efectua după prestarea serviciilor, în baza Actului de predare-primire a serviciilor, conform prevederilor Contractului de prestări servicii.

V) Criterii de eligibilitate:

Vor fi contractați furnizori de Servicii pentru două loturi distincte:

• Lotul 1. Servicii de găzduire evenimente în orașul Chișinău;
• Lotul 2. Servicii de găzduire evenimente în afara orașului Chișinău.

Pentru ambele loturi, vor fi considerate pentru concurs doar dosarele care vor întruni cumulativ următoarele criterii:

• Dosarul complet, așa cum este indicat în punctul VI a acestor Termeni de Referință, depus de persoană juridică, disponibilă să presteze serviciile în perioada 01.03.2026 - 28.02.2027.

VI) Dosarul de participare la concurs (în continuare Dosarul) va conține Oferta tehnică, conform Anexei 1 și anexele aferente acesteia, precum și Oferta financiară, conform Anexei 2.

Dosarul va fi expediat la office@avecopiii.md cu indicare la tema mesajului „Servicii găzduire evenimente”.

VII) Termen limită de depunere a dosarelor: 6 februarie 2026, ora 24:00.

VIII) Condiții de acceptare a dosarelor de participare la concurs:

Pentru asigurarea condițiilor egale de participare la concurs, AO AVE Copiii va accepta doar dosarele care vor fi prezentate conform acestor Termeni de referință.

Toate dosarele incomplete, precum și cele trimise în afara termenului, vor fi respinse fără explicații.

IX) Criterii de evaluare a dosarelor de participare la concurs:

Criteriile aplicate pentru evaluarea dosarelor acceptate în acest concurs sunt următoarele

X) Pentru informații suplimentare puteți apela următorul număr de telefon, +373 60228643

AO „AVE Copiii” promovează incluziunea și nu acceptă comportamente discriminatorii sau acte de corupție sub orice formă.

Mariana IANACHEVICI

Director Executiv

Ex. O. Cristina

+373 60228643

Pentru a accesa Anexa 1 și Anexa 2 găsiți linkul:

https://docs.google.com/document/d/1MTiaIO0NEU2rjeM9K-VDu35GDBYzYx_c/edit?usp=sharing&ouid=114374498831054179577&rtpof=true&sd=true

https://docs.google.com/document/d/1KfkoJdHmFVHoReBXZg126sA9qtZpQOWU/edit?usp=sharing&ouid=114374498831054179577&rtpof=true&sd=true